En el día a día muchas veces solemos quejarnos de que no disponemos del tiempo suficiente para completar todo aquello que nos habíamos propuesto y, en muchas ocasiones, un problema bastante simple subyace a esta situación: la no existencia de un plan de trabajo definido.
Cuando iniciamos la jornada tenemos en la cabeza o anotadas en alguna agenda, papel, post-it o similar, un conglomerado de ideas/tareas que debemos llevar a cabo. Pero toda esa información está sin clasificar y, lo que es todavía peor, sin definir.
Conceptos tan vagos como «estudiar matemáticas» o «escribir en el blog» no sirven prácticamente para nada.
Define tus tareas.
A la hora de preparar el plan de trabajo es fundamental que definas de forma muy concreta qué tareas son las que tienes que llevar a cabo. Así, de «estudiar matemáticas» podríamos pasar a «revisar Tema 1 de matemáticas y pasar a limpio apuntes Tema 2» o en lugar de «escribir en el blog», «artículo sobre situación política actual en blog».
Son pequeños detalles que a priori parecen innecesarios pero que durante la jornada van a sernos tremendamente útiles.
El tiempo que perdemos cada vez que tenemos que definir claramente cuál es el siguiente paso en una tarea termina por difuminarnos y restarnos motivación y capacidad de esfuerzo.
Redacta un plan realista.
Con las tareas concretas ya en la mano ahora toca redactar una lista de actividades/objetivos para nuestro día de trabajo.
Los seres humanos, en general, tenemos la tendencia a acabar cayendo en el «complejo del Héroe»: nos creemos capaces de doblar, triplicar y hasta cuadriplicar el tiempo haciendo 200 tareas en media hora. Esto, además de ser irreal, conlleva una problemática mucho más grave: nos desmotiva terriblemente.
Truco: Determina el tiempo estimado (TE) que consideras que te va a llevar hacer una tarea. Dóblalo (2xTE). Añádele un 25% (1.25x2TE) y obtén una aproximación más realista del tiempo que vas a necesitar.
Con el tiempo irás afinando más en la estimación realista del tiempo que necesitas para cada tarea pero siempre recuerda algo: es preferible planificar menos tareas y acabar las jornadas con todas ellas terminadas que ir acumulando día tras día tareas sin terminar.
A trabajar.
Una vez tengas el plan definido no te queda otra cosa que ponerte. Ya no hay que pensar en qué toca hacer. Elimina los distractores externos y ponte manos a la obra.